在吴简保护项目中的全面质量管理

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时间:2018-06-14 浏览次数:491

长沙走马楼吴简保护项目的工作,至今已走过了十余年的风雨历程。在项目的实践工作当中,我们紧紧抓住项目管理的关键环节,从全面质量管理这个重要方面入手,在理论与实践相结合的过程中,逐步深化对管理细节的认识,完善管理的手段与方法,将成熟的经验上升为理性的指导,摆脱了以往盲目追求指标、速度的习惯与困惑,以科学的精神展开了一系列富有成效的管理工作。这也正是凭借着我们辛勤耕耘、总结经验、学习提高的结果,使得在三国吴简的保护项目工作中不断地提炼方法、努力提升、更加完善。

简牍科技保护项目的实施过程,需要科学的管理。项目执行的成效如何,关键在于对细节的把握。科学的管理,并在细节上见功夫,主要体现在工作流程的科学设计,并在实践中善于总结经验,力求创新。这样既能保证吴简保护的高效、有序,又可避免工作中出现忙乱不堪、责任不清的情况。根据吴简数量巨大、编联成册、质地有差、色泽不匀等特点,为此我馆事先制定出一整套较为科学合理的工作流程,实现了事前备有方案、事中做好控制、事后及时总结,而且针对不断出现的新问题、新情况,对原有的操作细节随时加以调整、改进。并密切注意各环节之间的相互联动以及团队成员之间的协调关系,充分调动项目参与人员的积极性、主动性,由此形成了别具特色、具有示范意义的吴简科技保护经验,得到了同行专家们的肯定和赞许,为今后处理同类湿简的保护工作提供了有益的借鉴。

1、对吴简保护项目管理的认识及工作思路

吴简保护工作中的项目管理,就是把各种系统、方法和人员结合在一起,对项目成员进行计划、引导和控制,在规定的时间、预算和质量范围内完成保护的各项工作,实现保护的具体目标。因此,要做好吴简保护的项目工作,必须首先明确全面质量管理的思路与目标,并科学确定项目管理的范围。全面质量管理是一套能够控制质量,提高质量的管理技术和科学技术。它要求灵活运用各种有效的管理手段和方法,从而综合、有效地利用项目资源完成工作目标。

一个项目实施的成功与否,良好的设备、先进的技术、充足的资金是不可或缺的因素,但更重要的是掌握先进技术与使用优良设备的人,特别是项目实施的管理者。管理者对项目各环节的总体把握、科学调度、分工协作,在项目实施中更起着举足轻重的作用。在规定的时间、预算和质量目标范围内完成项目的各项工作,做到人、技、物、财在资源配制上的最优化和效益上的最大化。项目负责人在项目管理过程当中的统率、协调作用,决定着项目完成的进度与质量。与此同时,我们还应清楚地认识到,项目负责人的核心统率作用,要通过项目组全体成员的共同努力才能实现。要实现最终极的目标,则必须依靠科学的管理体制,而现代意义上的全面质量管理恰为我们提供了一条最科学的路径。

由于吴简项目质量的特殊性,即不可再生、十分稀缺、内容重要、质地保存较差等特点,因而我们认识到,在保护项目中必须实行全过程的质量管理。这种管理要求,强调对项目全过程、各阶段、各环节实施全面质量管理,并保证项目的整体性,自始至终以高质量完成吴简保护工作为目标,最终达到预期的效果。

吴简项目的全面质量管理,不仅是对项目负责人的质量管理,当然还包括对全体项目组成员的质量管理,它是简牍保护各环节工作质量的综合反映。把重点从“事后把关”转移到“事前预防”上来,强调从管结果转变为管因素,实行“防患于未然”的方针。杜绝不符合要求的竹简流入下一道工序,对发现的问题及时反馈,加强质量检验在任何情况下都必不可少,甚至要求其更加完善、科学。因此,项目质量人人有责,人人关心文物保护工作,只有全体人员共同参加质量管理,才能确保吴简保护项目的稳步推进。

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参加吴简保护项目团队的全体工作成员合影


在实施吴简保护项目的过程中,我们根据吴简的自身特点,始终贯彻质量第一的原则,尽量利用一切优秀的管理思想、成熟的管理方法、有效的管理手段,牢牢抓住目标设置、流程设置与技术完善等几个环节,不断强化质量意识,系统提升项目实施各工作步骤的质量,对项目开展形成强有力的支持,促使项目的全面质量管理沿着科学、有序、可持续的途经稳步进行。实现事前备有方案、事中做好控制、事后及时总结,并在工作的过程中不断地调整、修改、完善;密切注意各环节之间的相互联动以及团队之间、成员之间的相互协调关系,充分利用一切积极因素,调动项目参与人员的积极性、主动性,不断提高大家的工作效率与效益;认真制定相关工作制度,从严监督执行,切实提高管理水平。

2005年以来,国家文物局的领导与专家多次到我馆检查指导工作,在肯定我馆基本做法的同时,又站在更高的视角,提出了应认真总结、扩大交流、以期在全国范围内对简牍类文物的保护起到示范作用的重要意见。这对于我馆进一步总结经验,并全面推进简牍保护整理工作、创新机制、科学管理,具有重要的指导意义。为此,我们积极总结,认真撰写了《科学、有序、探索、创新——谈长沙走马楼三国吴简保护整理工作的经验和体会》(上、下),分别在2006年6月23日和6月30日的《中国文物报》上刊出,重点介绍了在项目管理方面的经验和体会。


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在《中国文物报》上发表两篇总结吴简保护项目工作管理经验的论文


根据国家文物局博物馆司、科技处与省文物局领导的要求,进一步加强对走马楼三国吴简保护整理项目管理方法与经验的总结与提升,我馆自2006年下半年起,开始与长沙理工大学管理学院杨华峰教授等人合作,成立了《长沙走马楼三国吴简保护整理项目管理创新研究》课题小组。在归纳总结以往工作经验的基础上,收集国内外相关资料信息,以管理学理论为指导,从项目管理的角度,总结、提炼该项目实施中的经验、体会及其创新实践,为项目的进一步实施提供理论依据和有价值的参考。结合工作实践、管理实践,积极认真地探索与思考。为做好项目研究工作,课题组在利用现代信息技术广泛收集资料的基础上,课题组成员多次到工作现场深入了解工作流程,观察实际操作,考察管理情况,与项目负责人、整理专家、科技保护责任人及相关人员多次交流、深入访谈,听取思路与见解。经反复讨论、修改补充,2007年上半年完稿。

该《研究报告》内容由前言、十一章二十九节及附录组成,7万余字。《报告》对项目负责人的职责、应具备的能力、项目的技术管理、质量管理、安全管理、数字化管理等方面做了不同程度的探讨。尽管这是一次初步的探讨,肯定还存在着许多不到位、不准确的地方,在理论与实践的结合上还存在着生疏和肤浅,但这毕竟是努力朝着项目全面质量管理方向迈进的一种有益探求,一种由经验上升到理论指导层面的积极尝试。相信经过不懈地努力,一定会使项目管理工作更为成熟、完善。

2、吴简保护项目管理的个案举例:

三国吴简科技保护工作的质量,是项目成功的保障和基石。自《长沙走马楼三国简牍保护整理项目总体方案》立项以来,我馆组织实施大规模的简牍脱色拍照、脱水修复等工作,其规模与数量空前。为保证整体保护工作的科学、合理、流畅,在项目实施的过程中,我馆针对各项工作的特点、难点,事先制定出一整套科学的工作流程,并在实际工作中总结经验,不断地调整、改进、优化。从而形成了一个科学有序、良性循环的工作局面,为确保吴简的保护工作质量奠定了坚实的基础。

为此,我馆秉承全面质量管理的理念,从三国吴简保护项目中简牍的揭剥清洗、脱色拍照、脱水修复、点交验收四项基础工作入手,对每项基础工作设计了整套操作流程,对流程中的各道工序进行细致的分解,明确了责任人与质量要求。同时密切注意各环节之间的相互联动以及团队之间、成员之间的相互协调关系。严格要求,独立思考,改进创新,逐步建立起了一套适合于吴简自身特点,数量上规模、质量有保障的工作运行管理机制,也为后阶段的项目持续实施和圆满完成奠定了良好的基础。这些贴近实际、卓有成效的管理经验和方法,得到国家文物局领导和有关部门的肯定与重视。

案例1:简牍脱色的质量管理流程

走马楼吴简的脱色工作,不但是简牍科技保护过程中的基础环节,而且其质量高低与吴简的整理和研究成效息息相关。因此,我们高度注重吴简的脱色质量。

在开展吴简脱色工作时,我们进一步改变了竹简的绑缚固定方式,由传统的双面玻璃绑夹改为单面玻璃加棉线轻绕。原来采用的双面玻璃绑夹法,在操作中不但费时费力,还不利于简牍形制、字迹的保护,且对脱色效果也有一定影响。经过改进后的单面棉线轻绕法,既避免了双面夹固对已残损简牍的挤压,有利于化学试剂的充分渗透,又缩短了处理时间,也方便于具体操作。这种绑夹的做法,为处理我国南方地区类似的饱水简牍提供了有益的借鉴。

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竹简脱色处理前改为单面玻璃加棉线缠绕

同时在脱色过程当中,我们发现了竹简脱色后存在颜色深浅不齐的现象。为了保证简牍照相后字迹清晰可识,我们随即提出吴简分类处理的思路,即针对简牍的不同质地、不同颜色,采用不同药量、不同时长分别开来进行脱色。这一设想立即得到合作单位荆州文保中心的认同与响应,并在工作中严格遵照执行。然而,实施分类脱色将打乱原有编号的序列,为此,我们在流程中有针对性的增加了“分类”和“归号”两个环节,调整了原定的工作流程,图示如下:

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不仅如此,我们还根据工作中出现的新情况,及时调整脱色工作的技术参数,保证文物脱色后的颜色等达到拍摄与保护的要求。虽然这样的做法大大地增加了工作人员的劳动量,但是采用了分类脱色的方法以后,由于脱色药水具有较强的针对性,有效地解决了竹简脱色后颜色深浅不齐的难题,确实保证了吴简拍照工作的整体质量。

案例2:简牍拍照的质量管理流程

为了确保简牍拍照工作的质量,我馆预先制定了周详的工作布置与岗位流程设计,详尽阐述了各个工作环节设置的意义与互动关系,明确岗位职责,强调责任与要求。

拍照工作流程及岗位人员设置,如下图所示:


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2008年对三国吴简进行了最后一次大规模的拍照工作。这次扫尾拍照具有十分繁杂的特点,既要清点数万枚已拍简牍照片中的缺失、漏拍情况,又要统计出所有未出版吴简的各个种类和数量。核查、统计工作量大,涵盖面广,既有大木简、竹简、木牍、签牌、封检之分,又有饱水简牍与脱水简牍之别。因此,我们对库房的所有简牍进行了“翻箱底”式的彻底清查工作,认真细致做好核对,确保无一遗漏。并将以前遗留下来的无底片、底片质量不佳或损坏、底片与图版不符、脱水后另外揭剥出简等问题进行集中汇总,并提出具体的解决方案。与此同时,还针对各类型简牍的不同拍摄技术要求,对其进行初步的整理、分类。

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简牍脱色后按照岗位设置的流程进行照相工作


在走马楼简牍的拍照过程中,所有参与的工作人员都十分明瞭工作的重点与难点,以高度负责的态度投身其中,自觉服从项目责任人的统一调度与安排,体现出了积极配合、团结协作的精神。当自己承担的工作任务完成之后,又能主动去协助其他环节尚未完成的工作,例如绑简的工作。当某个岗位因它事出现临时空缺时,其他人也能自觉来分担,并且对发现的疏漏及时提醒、补救,例如排版、核查、拍照工作等。由于调度适时,配合得当,补位及时,使整个拍照工作得以进展顺利,为吴简的早日整理出版奠定了坚实的基础。

案例3:简牍脱水的质量管理流程

由于走马楼简牍的保存情况、质地材料和形制不一等差别,为了保证脱水工作的良好效果,项目实施过程之中我馆就开始针对竹简腐蚀程度、材质种类、宽窄和厚薄差异等因材施药,来进行分类脱水。这一改进的措施既巩固了脱色环节已取得的成果,又保证了上述不同特征表象简牍的缩水率达到基本一致,在色泽上也大体相同,从而最终保证了吴简脱水后的质量。

改进后的工作流程,如下所示:

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三国吴简在脱水过程中进行的分类处理


随着脱水工作的不断深入和经验积累,在确保工作任务完成速度的同时,着重加强对简牍脱水药剂的填充时间、加热浸泡温度的精准控制与科学管理,更加注重整个脱水过程中每一个环节的质量跟踪。2007年主动调整了每批次脱水竹简的数量,由2006年的每批次2000枚(2004—2005年每批次为3000—5000枚),改为每批次1000枚左右。这样做,虽然使竹简脱水的次数增加了一倍以上,增加了工作人员和设备的劳动量和劳动时间,推迟了竹简脱水完成的日期,但是,这却尽可能地避免了竹简在容器内浸泡时的拥挤状况,更加保证三国吴简脱水工作的质量。在容积相同的情况下,将浸泡简牍的总量减少一半,使用浓度相同、剂量相同的填充剂,无疑会使脱水竹简的填充物进入、渗透得更加充分,起到更好的加固作用。此外,工作人员在操作的同时,不会因为每次数量过多而流于粗疏,更能集中精力专注于操作的细致与重要环节的把握。

经过2007年的工作调整后,每批移交脱水的竹简数量均保持一致逐批进行,使得操作更加规范化、科学化。在这五年多的时间里,我馆累计完成了73992枚走马楼竹简的脱水、修复处理,这为今后其它饱水简牍进行大规模的脱水工作,进一步规范量化标准,并达到全面质量管理的要求,提供了重要的参考价值。

案例4:简牍验收机制的引入

点交验收工作最初安排是每半年或半年以上进行一次。在管理程序上,我们将对脱水环节的质量管理的模式延伸到点交验收环节上面来,从而避免了因数量过多,检验时间拉得过长,存在问题较多,工作人员精神容易出现疲倦拖沓的状况而降低验收标准的现象。随时发现随时解决,上一阶段的不足、疏漏,决不允许在下一阶段再出现。

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走马楼简牍在进行修复与包装时的检查机制


由于引入了复检机制,缩短了复检周期,在验收过程中发现的一些细小问题,例如:个别简牍与图版不符、个别简牍编号错误,修复缀合中错位与误接,有机玻璃包装盒的尺寸不符等等,都能及时得到改正。

我们对质量的管理,不仅仅满足于形式上的多批次,还体现在重要环节的跟踪检查上。每当前一批次竹简脱水完成之后,立即进行质量跟踪抽样检查,发现问题及时改进,达到要求后,方可进行下一批次竹简的脱水。只有遵循这种环环相扣、往复反馈、不断改进的方法,才能确保完成项目的质量。项目实施以来,我们累计完成了近八万枚走马楼简牍的点交验收工作,这种工作的模式,可以直接归纳为:

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从这十五次大批量的简牍验收工作实践中,我馆积累了很好的管理经验。点交入库的近八万枚竹简,其残断缺失、缩水率超标等问题的比例明显减少,已由最初的3﹪降至1﹪以下;竹简弯曲、简面发黑的情况也得到基本解决。当然我们也体会到,吴简保护工作应在保证质量的前提下,考虑简牍脱水的数量与进度,要因事制宜,保质而行,切记避免片面地追求过高、过快的数量与速度。